Corona als Lernchance (4/5): Recruiting und Onboarding

In jeder Krise steckt auch eine Chance, das gilt auch und vor allem für Corona. Im organisationalen Kontext stell(t)en wir uns die Frage: Was nehmen wir mit aus der Krise? In diesem Artikel geht es um den dritten Schwerpunkt – Personal: Wie kümmere ich mich in diesen Zeit um Neueinstellungen und deren Einstieg ins Unternehmen?

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Über diese Arbeit und über uns:
Man nehme drei möglichst unterschiedliche Autoren, also: drei Unternehmensgrößen (< 1.000, < 10.000, < 400.000), drei unterschiedliche Bereiche (Finanzen und Controlling, Organisationsentwicklung, Produktmanagement), drei unterschiedliche Corona-Erfahrungen (gefragte Produkte und sehr viel Arbeit, massiver Umsatzeinbruch und sehr viel Arbeit, Umsatzeinbruch und Kurzarbeit) und stecke diese Personen über Monate regelmäßig in Zoom-Calls. Im Rahmen einer Organisationsentwicklungsfortbildung ist daraus dieses Paper entstanden, dessen Inhalt wir mit viel systemischer Neugier heiß ausdiskutiert haben. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und freuen uns auf Eure Gedanken!
– Elisabeth Neugebauer, Corinna Both und Serkan Yildizoglu

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Während Tipps und Literatur zu neuen virtuellen Vertriebs- und Führungsformaten seit Beginn der Pandemie wie Pilze aus dem Boden geschossen sind, gab es zu anderen Unternehmensbereichen … nichts. Besonders aufgefallen ist uns das beim Thema Personal. Gerade über Recruiting und Onboarding in Coronazeiten haben wir kaum etwas gelesen. Liegt es daran, dass die beiden Prozesse in vielen Unternehmen (und wir sprechen da aus eigener Erfahrung) schon vorher keine Best Practices-Beispiele waren? Bei der Auswahl und Integration von neuen Mitarbeitern ist neben rechtlichen und formalen Aspekten der menschliche der Entscheidende. Wie wurde das während des Lockdowns ins Virtuelle übertragen? Und ist das gelungen?

Recruiting mit neuen Herausforderungen

Wir haben es alle schon durchlebt: Die Stellenanzeige klingt super, ein Bekannter arbeitet auch noch in dem Unternehmen und berichtet Positives über die Zusammenarbeit. Auf die Bewerbung – ganz früher per Post, dann per E-Mail, mittlerweile meist über das HR-Portal des Unternehmens – folgt (meist) eine gespannte, lange Wartezeit, bis die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch im (virtuellen) Postkasten landet. Das wurde zur Vorstellung genutzt und fand beim potenziellen Arbeitgeber statt. Manchmal aber auch als Telefoninterview. Vielleicht folgte ein Assessmentcenter und dann die finale Runde: ein weiteres Interview zur Klärung der Einzelheiten. Im Erfolgsfall waren es nun nur noch Tage bis Wochen, bis der Vertrag vorlag. Die Briefträger haben sich in der Pandemie als systemrelevant bewiesen und zuverlässig weitergearbeitet. Doch nicht alles konnte gleichbleiben.

Neue Perspektiven für Bewerber

Selbst die Unternehmen, die Zweifel an der virtuellen Interviewweise hatten, haben (notgedrungen) auf online umgestellt, berichtet Levin nach einer Personalleiterkonferenz. Dabei geht es jedoch nicht nur um die reine Notwendigkeit. Viele haben begriffen, dass die aktuellen Veränderungen Chancen und Risiken mit sich bringen. Behalte ich die Homeoffice-Möglichkeit, so erweitert sich der Pool an möglichen Kandidaten deutlich, schließlich ist der Standort des Unternehmens weniger relevant. Gleichzeitig erweitert sich allerdings auch der Radius der Bewerber, so dass Unternehmen überdenken müssen, mit wem sie im sich nun im war for talents befinden und wie sie für Bewerber interessant bleiben. Levin, selbst HR-Verantwortlicher in einem 500-Mann-Elektronikunternehmen, rechnet wie seine Personalleiterkollegen damit, dass die Bedeutung der Büro-Präsenz abnehmen wird. Womöglich wird bereits der teilweise Abbau von festen Arbeitsplätzen diskutiert. Wir sind uns einig, dass Organisationen mit guten virtuellen Konzepten in der Bewerbergunst steigen werden.

Was bedeutet das aber zunächst konkret für den Einstellungsprozess?

Das virtuelle Konzept – oder: Corona macht es möglich

Die Sicherheitskonzepte vieler Organisationen untersagen nach wie vor (oder wieder) Besuche auf dem Firmengelände. Somit war die Umstellung auf ein Auswahlverfahren per Telefon und Video schiere Notwendigkeit.

Das bedeutet für beide Seiten viele Vorbereitungen. Zwischen Personal- und Fachabteilung muss geklärt sein, welche Software eingesetzt wird und wie sich der Teilnehmerkreis im Interview zusammensetzt. Auch das ist wörtlich gemeint: Befinden sich Personaler und Fachbereichsvertreter im gleichen Raum? Dies macht es einfacher, die Reaktionen des anderen zu lesen, eine Abstimmung vor laufender Kamera jedoch unmöglich. Sind alle Beteiligten einzeln eingewählt, sorgt das für sichtbare Gleichberechtigung, auch wenn nebenher womöglich ein Chat geführt wird. Timeboxing und eine abgesprochene Agenda sind auch hier Erfolgsfaktoren. Ein Probelauf bringt Schwachstellen im Plan und etwaige Zeitfresser ans Tageslicht und ermöglicht Optimierung.

Ob nun beide Interviews online geführt werden sollten, darüber herrscht Uneinigkeit. Während des Lockdowns gab es schlicht keine andere Möglichkeit. Fragen wir jedoch nach neuen Standards und Wünschen, dann differenziert sich das Bild. Viele Unternehmen möchten das erste Gespräch auch weiterhin virtuell abhalten. Für Andreas ist die Zeit- und Kostenersparnis durch Online-Interviews überraschend groß ausgefallen. Er hat nicht das Gefühl, weniger vom Gegenüber mitzubekommen, ihn bewegt ein anderes Thema: „Zu uns in die Agentur kommt niemand wegen des Gehalts, sondern wegen der Leute und des Umfelds. Wir müssen noch herausfinden, ob und wie wir das Gefühl auch ohne Besuch im Büro transportieren können.“ Nadja, deren Auswahl in eine obere Führungsposition bei einem Mittelständler genau in die Corona-Zeit fiel, konnte wählen und hat sich für Präsenztermine entschieden. So möchte sie auch ihre Bewerbungsgespräche führen, da sie den persönlichen Eindruck als zu wertvoll empfindet. Die deutsche Supermarktkette, für die Felix seit Mai als Agile Coach arbeitet hatte schon vor Corona die Regelung, das erste Interview per Video durchzuführen und bei passender Eignung ein zweites persönliches Gespräch zu führen. Es sind sich alle einig, dass Präsenz durch nichts zu ersetzen ist. Obwohl ein Mundschutz die Interpretation der Mimik erschwert, wird ein persönliches Gespräch als sehr wertvoll empfunden.

Neue Skills – neues Glück?

Die vergangenen Monate haben uns eindrucksvoll vor Augen geführt, wie wenig planbar unsere Welt ist und auch unsere etablierte Arbeitswelt sich von heute auf morgen ändern kann. Beeinflusst das die Auswahl von neuen Mitarbeitern und sind nun andere Fähigkeiten gefragt? An den fachlichen Anforderungen dürfte sich nichts ändern, doch wir glauben zu 100%, dass Soft Skills wichtiger sind denn je. Eine Arbeitsmarktstudie von Robert Half aus dem Juli zeigt, dass es gleich mehrere Fähigkeiten sind, die ähnlich wichtig eingeschätzt werden.

Für Nadja sind vor allem kommunikative Fähigkeiten und Empathie wichtig, Felix ist der Meinung, dass dies schon vor Corona der Fall war.

Noch wichtiger als die Skills ist, davon sind wir überzeugt, zukünftig das Mindset. Wie aufgeschlossen, (langfristig) lernbereit und flexibel ist der potenzielle Mitarbeiter? Darüber hinaus sind agile Kompetenzen und eine ausgeprägte Selbstorganisation neben Digitalfähigkeiten im virtuellen Umfeld essenziell. In Serkans Unternehmen war die Lockdown-bedingte unerwartete Umstellung auf Homeoffice eine große Herausforderung für die IT-Abteilung. Viele Laptops mussten kurzfristig mit neuen Tools, wie einem externen Zugang zum Firmenserver, WebEx und X-Phone ausgestattet werden. Gleichzeitig mussten die Tools den Anwendern erklärt werden, wobei von Userseite oftmals die gleichen Fragen aufkamen. Deshalb hat man sich kurzerhand entschlossen die wichtigsten Programme in Videos zu erklären und diese auf dem firmeninternen GlobalNet zur Verfügung zu stellen. Hierbei hat man sich auf die kontinuierliche Verbesserung des Supports konzentriert und die Impulse der User bestmöglich genutzt, um sich ständig weiter zu entwickeln. Das flexible Mindset der Mitarbeiter (IT + User) hat sich dabei als sehr wertvoll erwiesen.

Die „Onboarding Experience“

Eine deutlich größere Herausforderung als der Einstellungsprozess ist das Einarbeiten des neuen Mitarbeiters im Kontext von 100% Homeoffice. Die vom Personal gestalteten Einführungstage und die in den Fachbereichen ausgearbeiteten Einarbeitungspläne funktionieren selten. Felix erzählt lachend, dass in seinem neuen Unternehmen die Einarbeitung prinzipiell einen erkennbar hohen Stellenwert hat. „Aber als ich im Mai angefangen habe, war noch niemand dazu gekommen, sich ein neues Konzept zu überlegen. So wurden einfach alle Einführungspräsentationen frontal in einem Online-Meeting gehalten, ohne dass ich überhaupt wusste, wer außer mir noch diesem Meeting ist“. Dies zeigt nur: Ein guter Einstieg in virtuellen Zeiten will gut vorbereitet sein.

Organisation des Einstiegs

Das benötigt vor allem Abstimmung: Wie sind die Zuständigkeiten zwischen Personal und Fachbereich aufgeteilt? Wer stellt sicher, dass der oder die Neue rechtzeitig seinen Laptop und alle Zugänge erhält? Und wie wäre es beispielsweise, wenn als kleine Überraschung noch eine Kaffeetasse mit Firmenemblem und ein handgeschriebener Willkommensgruß des neuen Teams im Paket mit den Arbeitsmaterialien enthalten sind? Wichtig ist auch noch vor dem ersten Einschalten des Laptops, dass der Mitarbeiter weiß, was ihn am ersten Tag erwartet – also Agenda und Ansprechpartner klar sind.

Einarbeitung durch Kollegen und Vorgesetzte

„Wir haben zum 1. April einen Neuzugang bekommen. Vorab haben wir uns im Team zusammengesetzt und versucht, uns in die Lage der neuen Mitarbeiterin zu versetzen. Was wird sie brauchen, wie lange können Einarbeitungsslots dauern und wie merken wir, wann es reicht? Das Ergebnis war, dass wir den Einarbeitungsplan in Häppchen geschnitten haben und wie in einem Schulstundenplan über die ersten Tage verteilt haben. Jedes Teammitglied hat seinen Lieblingshappen übernommen und war verantwortlich für die Vermittlung. Einige der Sessions haben wir aufgezeichnet und die Unterlagen gesammelt abgelegt. Der initiale Aufwand war also sehr hoch, dafür sind wir für die nächsten Kollegen gut gerüstet“, erzählt Teamleiterin Christina. Eine Herausforderung ist es, den Zusammenhang zwischen den Häppchen herzustellen. Dafür hat sie sich zuständig gefühlt, gemeinsam wie der Pate der neuen Mitarbeiterin, der als offizieller Hauptansprechpartner für ihr Wohlergehen verantwortlich war. Da im Homeoffice keiner sieht, wenn sie sich gelangweilt oder hilfesuchend umsieht, haben die Kollegen sie zum einen auch mit „Hausaufgaben“ aus den Einarbeitungspäckchen versorgt und zum andern lief oft ein Dauer-Videostream mit dem Paten, um die Fragen-Barriere niedrig zu halten.

Neben 1:1-Terminen ist es zudem wichtig, dass der Neuzugang auch ein Gespür für die Stimmung und Zusammenarbeit im Team bekommt. Möglichst bald sollte ein Teammeeting stattfinden und eventuell auch zumindest für den ersten Zeitraum Daily Stand-Ups. Wenn der Teamspirit es hergibt, sind virtuelle (Klein-)Gruppenkaffeepausen oder Essenstermine eine Möglichkeit, auch einen persönlichen Zugang zu finden. Unter keinen Umständen darf es passieren, dass der Neue vergessen wird.

Onboarding-Portal und Netzwerkaufbau

Ein gutes virtuelles Onboarding ist sicherlich nicht vom ersten Tag an perfekt, aber durch das Erlebte und Erlernte kann dieser Prozess kontinuierlich verbessert werden. Gerade in größeren Firmen empfiehlt sich ein zentrales Onboarding-Portal, zu dem alle Prozessbeteiligten Zugang haben. Neben der Organisation des Einstiegs können hier Inhalte hinterlegt werden, die zu Beginn des Arbeitsverhältnisses relevant sind – wie beispielsweise die wichtigsten Telefonnummern und Links.

Unternehmen, die normalerweise eine mehrtägige Orientierung für Ihre Mitarbeiter anbieten, standen vor der Herausforderung, dies in die virtuelle Welt zu übertragen. Durch einen Wechsel zu kürzeren Livemeetings und der Bereitstellung der aufgenommenen Vorträge zu anderen Themen als Selfservice im Onboarding-Portal lässt sich dies relativ leicht lösen. Deutlich schwieriger ist der zwischenmenschliche Aspekt. Schließlich dienten diese teuren Tage nicht nur dazu, neuen Mitarbeitern die Unternehmensgeschichte und die Werte näher zu bringen, sondern zu einem guten Teil auch, um Mitarbeiter quer durch das Unternehmen miteinander zu vernetzen. Eine Investition, die sich in Zeiten eines Kulturwandels hin zu weniger Silos und Hierarchie zu mehr bereichsübergreifender Zusammenarbeit und crossfunktionaler Teams auszahlt. Eine Möglichkeit ist es, neuen Mitarbeitern einen virtuellen, geschlossenen Raum zur Verfügung zu stellen, beispielsweise als eigenes Team oder Gruppe in dem im Unternehmen genutzten Kollaborationstool. Auch hier kann ein Pate, idealweise jedoch niemand aus dem Personal, Impulse in Richtung persönlicher Vorstellung, virtueller Kaffeepause oder Erfahrungsaustausch geben. Nach dem Lockdown, können auch Fragen wie „Ich wohne in XY. Und ihr?“, „Macht hier noch jemand Yoga?“ oder „Lernt außer mir zufällig noch jemand Python?“ auch zu persönlichen Kontakten außerhalb des Firmengeländes führen. Serkan berichtet von der Unternehmens-App “Live”, bei der es möglich ist, nach allen Mitarbeitern des Unternehmens zu suchen oder gar Chats mit Kollegen zu führen und eigene Gruppen zu gründen. Des Weiteren bietet das Unternehmen die Möglichkeit Beiträge in der Unternehmens-App zu veröffentlichen, um die Erlebnisse mit allen Kollegen zu teilen.

Nadja ist überzeugt davon, dass das Netzwerk in Zukunft unheimlich wichtig sein wird und Lernplattformen der Unternehmen die Mitarbeiter im Onboarding-Prozess unterstützen. Felix berichtet, dass sein Unternehmen sich moderner und offener über Social Media Auftritte und ein Corporate Influencer Programm präsentieren möchte, und im Onboarding auf Microsoft Teams, SharePoint und PowerPoint setzt. Levin sagt, dass E-Learning Plattformen in Zukunft an Bedeutung gewinnen werden und Zoom eine weitere sehr gute Möglichkeit ist, um per Video zu kommunizieren. Bedingt durch die Coronazeit werden die virtuellen Kanäle intensiver genutzt und das gehört zu dem new normal in dem wir uns befinden.

Gerade für neue Mitarbeiter ist der Erfahrungs- und Wissensaustausch von großer Bedeutung. Jeder Newbie hat sich sicher schon mal die Frage gestellt, ob das, was er/sie empfindet, denn “im normalen Rahmen” ist. Ein “wie seid ihr angekommen?” oder “war die Einarbeitung für euch genauso intensiv?” sind Fragen, die man sich gerne gegenseitig stellen möchte. Ein Newbie-Kanal, bei dem die neuen Mitarbeiter der letzten drei Monate ihre Erfahrungen austauschen können, wäre hier enorm hilfreich, um auch das persönliche Netzwerk zu erweitern. Über diesen Kanal kann das Unternehmen z.B. auch ein Feedback abfragen, um von den Antworten der Newbies den Einstieg für zukünftige Mitarbeiter noch angenehmer und effizienter zu gestalten. Frei nach dem Motto “was gut funktioniert behalten wir, was nicht gut funktioniert wird verbessert”. Wir waren uns auch einig dabei, dass ein Workshop mit den neuen Mitarbeitern der letzten drei Monate hinsichtlich “war die Einarbeitung so, wie ihr es euch erhofft habt?”, “was hättet ihr euch noch gewünscht?” oder “was braucht ihr noch?” einen deutlichen Mehrwert für Mitarbeiter und Unternehmen darstellt.

Abschied vom Altbewährten und Vorteile des Virtuellen

Doch Vorsicht: der Abschied vom persönlichen Recruiting- und Onboarding-Prozess fällt den Unternehmen oft sehr schwer. Vorbehalte, wie “man muss sich persönlich sehen, um eine Beziehung aufzubauen oder Vertrauen zu gewinnen” werden oftmals benutzt um die Mauern, die sich über Jahrzehnte aufgebaut haben, zu schützen. Wer sich für das Virtuelle entscheidet, sollte sich damit beschäftigen, diese Mauern einzureißen und neue Wege zu gehen.

Die Vorteile wie Zeit- und Kostenersparnis sind dabei immens. Meist ist es die Unsicherheit vor dem Ungewissen, die die Handelnden davon abhält, neue virtuelle Wege zu gehen. Wir appellieren, hier mehr auszuprobieren und keine Angst vor Fehlern zu haben: Virtuell muss nicht von Anfang an perfekt sein.

Die Zukunft des virtuellen Recruiting und Onboarding

Die Kanäle für das virtuelle Recruiting und Onboarding werden für die Bewerber und Unternehmen gleichermaßen wichtig. Am häufigsten werden dazu Karriere-Webseiten der Unternehmen, Stellenanzeigen auf Jobbörsen wie Monster, StepStone oder Indeed, Karriereportale wie Xing und LinkedIn und Events wie Arbeitsgebermessen genutzt.

Wie bleibe ich ein attraktiver Arbeitgeber?

Diese Frage hat sich sicher schon jedes Unternehmen gestellt und gibt sehr viele Lösungsansätze. Gerade jetzt müssen Unternehmen kreativ und offen sein, um interessant und attraktiv für Bewerber zu sein. Einem modernen Arbeitgeber sollte die Work-/Life-Balance der Mitarbeiter genauso wichtig sein, wie attraktive Arbeitsbedingungen wie Homeoffice und flexible Arbeitszeiten zu bieten. Gerade in Krisenzeiten sind Arbeitgeber bei Bewerbern besonders beliebt, die einen sicheren Arbeitsplatz und eine moderne Ausrichtung anbieten. Dabei spielt die Entlohnung eine eher untergeordnete Rolle, wenn der Arbeitgeber ein sicheres Krisenmanagement betreibt. So gewinnt man in diesen Zeiten bei Bewerbern an Attraktivität und Vertrauen. Serkans Unternehmen hat zu Beginn der Corona-Pandemie seine Servicetechniker mit Masken, Schutzkleidung, Sicherheitsbrillen und Handschuhen ausgestattet, um die Mitarbeiter zu schützen, da die Sicherheit der Mitarbeiter großgeschrieben wird. Wenn Mitarbeiter aus anderen Unternehmen gefragt werden, was die Attraktivität eines Arbeitgebers ausmacht, werden Kommunikation, selbstbestimmtes Arbeiten, Karrierechancen und Gesundheit als sehr wichtig erachtet.

Leider ist in vielen Unternehmen das Vertrauen gegenüber den Mitarbeitern nicht grenzenlos. Die Folge ist, dass die Mitarbeiter im Homeoffice mittels einer Software überwacht werden. Diese Software kann z.B. überprüfen, wie viele Worte im Computer eingetippt oder welche Webseiten besucht wurden. Die amerikanische Beratungsgesellschaft Gartner schätzt, dass in diesem Jahr 80 Prozent der amerikanischen Unternehmen Software oder Daten nutzen, um ihre Beschäftigten zu beobachten.  

Wie kann jedes Unternehmen seinen Weg finden?

Wir finden es ist sehr wichtig, dass ein Unternehmen authentisch bleibt. Mitarbeiter und Bewerber haben ein gutes Gespür für authentische Unternehmen, die nichts von anderen Unternehmen kopieren, sondern ihren eigenen Weg und ihre eigene Kultur entwickelt haben. Jedes Unternehmen kann durch Wertschätzung der Mitarbeiter und Förderung sozialer Aspekte punkten und Zuspruch finden. Mit eigens entwickelten Werten haben die Unternehmen die Möglichkeit, Mitarbeiter emotional an sich zu binden. Gerade in der Corona Zeit erfahren z.B. Homeoffice Vereinbarungen oder Programme wie Bike-Leasing großen Zuspruch. Employer Branding stärkt sowohl die Wahrnehmung eines Unternehmens nach außen als auch nach innen. Wie ein gelungenes Employer Branding aussehen kann zeigt folgendes Schaubild vom Fraunhofer Zentrum für internationales Management:

Aber wie funktioniert Employer Branding? Diese Frage stellen sich sehr viele Unternehmen und wundern sich, wenn die Mitarbeiter sich nicht mit dem Unternehmen identifizieren. Das Bild der Organisation auf (künftige) Mitarbeiter entwickelt sich und entsteht durch Aktion und Reaktion. Zentral ist es, auf das Feedback der Mitarbeiter größten Wert zu legen. Wenn ein Unternehmen seine Employer Branding Strategie neu aufstellen möchte, dann sollte es sich folgende Fragen stellen:

• Was macht uns als Arbeitgeber aus?
• Wofür stehen wir? Was ist unsere langfristige Vision?
• Wie kann ein Kommunikationsplan mit den Mitarbeitern aussehen? Karriereseite, Newsletter, Markenbotschafter?
• Wie können die Mitarbeiter als Marken-/Unternehmensbotschafter unterstützt werden?
• Wie sehen die Recruiting-Maßnahmen aus?
• Wie können die Mitarbeiter im Unternehmen gehalten werden?

Beim Arbeiten an der Marke sollten kontinuierlich die Mitarbeiter einbezogen werden. Ein “was gefällt Ihnen an ihrer Arbeit und ihrem Arbeitsplatz?” und “was passt momentan noch nicht?” bringt dem Mitarbeiter Wertschätzung entgegen, baut Vertrauen auf und zeigt dem Mitarbeiter, wie wichtig er für das Unternehmen ist. Insbesondere, wenn diese Erkenntnisse sichtbar zurückgespielt werden. Dezentrale Arbeitsmodelle für die Mitarbeiter werden in Zukunft den Radius für neue Bewerber und somit die Attraktivität der Unternehmen erhöhen.